Home office e quarentena: algumas regras para reuniões de vídeo são necessárias (Glenn Harvey/The New York Times)

As fronteiras entre nossa vida pessoal e profissional estão começando a se enfraquecer

Por Brian X. Chen, do The New York Times

Publicado em: 12/04/2020 às 07h00

Na era do coronavírus, muitos de nós nos transformamos da noite para o dia em trabalhadores à distância. E estamos cada vez mais contando com aplicativos de videoconferência como o Zoom e o FaceTime para nos conectarmos.

Mas, inevitavelmente, com nossa casa e nosso escritório se fundindo em um, as fronteiras entre nossa vida pessoal e profissional estão começando a se enfraquecer — e surgem situações embaraçosas.

Até agora, você pode ter tido algumas chamadas de vídeo com colegas que participaram de reuniões em lugares estranhos, como o banheiro ou o armário, para fugir dos filhos. E há os colegas que se rendem inteiramente e deixam as crianças e os animais de estimação fazer parte da reunião.

É fofo e comovente. Mas também pode prolongar uma reunião ou tirá-la completamente dos trilhos.

“Há os problemas técnicos e o desconforto de tudo isso — as pessoas não estão acostumadas a estar na tela. Elas não pensam em olhar para trás e verificar o que os outros vão ver”, disse Elaine Quinn, empreendedora de Chicago que escreveu o livro There’s No Place Like Working From Home (“Não Há Lugar Como Trabalhar em Casa”, numa tradução livre).

Todos nós entendemos: ninguém estava realmente preparado para esta transição, e há limitações para o que podemos fazer. Mas agora parece uma oportunidade de trazer à tona como ser mais gentil com seus colegas de trabalho em chamadas de vídeo no local de trabalho, já que as chamadas são realmente para eles no fim das contas.

Resumindo: um pouco de preparação ajuda muito a tornar as videoconferências mais toleráveis para você e para seus colegas.

Teste sua configuração

O culpado número 1 de uma dolorosa videoconferência é a qualidade da chamada em si. Se você não pode ver ou ouvir um colega, ela não tem muita serventia.

Portanto, antes de conversarmos por vídeo com um colega, o mínimo que podemos fazer é um teste para garantir que a chamada tenha som e imagem bons, com o mínimo de problemas tecnológicos. Alguns passos:

– Teste sua webcam. Os usuários de Mac podem iniciar o aplicativo Photo Booth e os usuários do Windows podem clicar no botão Iniciar e, em seguida, Câmera. Assim, você verifica sua imagem. Ajuste a iluminação interna e o ângulo da câmera para fazer seu rosto parecer bem iluminado. E o mais importante: esteja atento ao que está em segundo plano; qualquer coisa que você não gostaria que seus colegas vissem normalmente — como sua coleção de bebidas ou roupa suja — deve estar fora do enquadramento.

– Teste o microfone. Certifique-se de usar um fone de ouvido com um microfone embutido ou usar um microfone externo — o microfone incluído nos laptops pode ser muito ruim. A maneira mais fácil de ter certeza da qualidade do som é fazer uma chamada de vídeo com um amigo e perguntar se o som está bom, e então fazer os ajustes necessários.

– Verifique sua velocidade de internet. Como muitas pessoas estão ficando em casa e usando a internet ao mesmo tempo, nossa largura de banda e nosso serviço estão diminuindo em muitos bairros. Visite o site speedtest.net para medir sua velocidade de internet. Se ela estiver abaixo de 20 megabits por segundo, há uma grande probabilidade de sua imagem parecer pixelada e de o áudio não estar sincronizado

Em reuniões de grupo, mudo por padrão

Isso pode parecer óbvio, mas muita gente se esquece de silenciar o microfone antes de se juntar a uma chamada com várias pessoas. Isso pode levar a interferências, como cães latindo e crianças gritando. Em serviços de bate-papo por vídeo, como o Zoom e o Google Hangouts, você tem a opção de desligar o microfone antes de participar de uma reunião, e todos, menos a pessoa que lidera a reunião, devem fazê-lo. Ligue o microfone apenas quando for sua vez de falar.

Com a largura da banda de internet restrita, você pode até dar o passo extra e desligar sua câmera por padrão até que você queira falar com o grupo. Não há valor prático em sua imagem silenciosa.

Estabeleça limites

Nossa família é mais importante do que qualquer um, mas isso não significa que os colegas queiram ver nosso parceiro de roupão, o gato sentado no teclado ou as crianças brincando.

Por isso é importante fazer uma chamada de vídeo em um lugar onde você possa impor limites, se possível. O limite físico mais simples é uma sala com uma porta, que pode ser fechada quando você está em uma chamada de vídeo.

Muitos que hoje estão sendo obrigados a trabalhar de casa nunca tiveram espaço físico suficiente, para começo de conversa. Mas há uma solução.

Não tenho um escritório em casa e trabalho à minha mesa de jantar. Em chamadas de vídeo, faço questão de apontar minha câmera web para uma parede em branco, longe de áreas comuns como a cozinha e o corredor, e meus fones de ouvido mostram aos outros que estou em uma chamada de vídeo.

Preste atenção

Por outro lado, se você tem algo melhor para fazer do que estar em uma chamada de vídeo, é mais educado se desculpar do que permanecer na chamada e, obviamente, parar de prestar a atenção.

Se você se afastar e abrir um aplicativo diferente, como o Twitter ou o Facebook, esteja ciente de que as pessoas podem perceber. O aplicativo Zoom, por exemplo, tem uma configuração que permite que os outros vejam se você se afastou por mais de 30 segundos — o que obviamente mostra que você não está prestando atenção.

Quando o vídeo não funcionar, opte por outra coisa

Não há nenhuma regra universal que exija que você use o bate-papo por vídeo para trabalhar de casa. O telefone também é bom.

No ano passado, quando a equipe de Fried usou videoconferência para vetar candidatos a uma vaga de marketing para o Basecamp, que é composto de trabalhadores remotos, o entrevistado final se juntou à chamada com a câmera desligada. O candidato explicou que conversava melhor andando, em vez de sentado diante de uma câmera.

“Ele disse: ‘Quero dar o melhor de mim agora, e para isso preciso me movimentar’. Realmente, gostei, porque ele estava sendo autêntico”, contou Fried.

A empresa acabou contratando-o.

Veja abaixo uma lista resumida de etiqueta a seguir: 

Check-up: Antes de entrar em qualquer reunião de trabalho, faça um check-up para ver se câmera, microfone, áudio e conexão com a internet estão funcionando bem. Caso algo esteja errado e não dê tempo de consertar, avise aos participantes da reunião sobre o imprevisto e, em caso de atraso, com o máximo de antecedência possível. Verifique também se é o seu nome que realmente aparece para todos.

Nem de mais e nem de menos: Use as roupas que normalmente vestiria no dia a dia do trabalho. Arrume o cabelo e a maquiagem também da mesma forma, sem exageros para mais ou para menos. Não fique com a calça do pijama, mesmo que a câmera só filme metade do seu corpo. Imprevistos acontecem.

Saiba escolher o local: Procure ambientes com fundo neutro, para evitar expor sua privacidade ou criar distrações para quem está na reunião. O local deve ser  silencioso. E lembre-se de checar a iluminação. 

Atenção ao arredores: Diversos vídeos circulam pela internet com gafes em que pessoas, crianças e até animais de estimação passam no fundo da reunião. Procure um local onde não há circulação de pessoas, tranque a porta do cômodo e avise para os demais da casa sobre a realização da reunião.

Prepare-se: Manter a concentração pela telinha do computador é mais difícil, e as distrações podem fazer com que as reuniões demorem mais tempo que o desejado. Antes de começar, prepare-se bem. 

Sem multitarefa: A internet é um chamariz para querer resolver muitas coisas ao mesmo tempo. Nada de ir no site do banco pagar uma conta durante a reunião, ou enviar aquele email pessoal. Concentre-se. A falta de atenção pode levar a gafes, como fazer perguntas repetidas e pedir informações já fornecidas.

O que não fazer: Bom senso é fundamental, mas vale relembrar: também não é legal comer em frente a câmera durante a reunião, aparecer deitada na cama ou em ambientes como banheiro, por exemplo.

Fonte: https://exame.com/estilo-de-vida/a-etiqueta-das-reunioes-de-video-on-line/

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