Ferramentas de reunião virtual

Confira análises sobre algumas plataformas de reunião

A nova realidade enfrentada por todos exige muito esforço e adaptação. Jamais se imaginou, a não ser na teoria ou na ficção, alguma possibilidade de vivenciarmos a fase pelo qual estamos passando.

Dessa forma, a pandemia da COVID-19 também impôs uma restrição a um dos principais elementos do Rotary: o companheirismo. Com as restrições do isolamento social, as reuniões tiveram que ser migradas para o ambiente virtual.

De imediato, essa migração veio na forma de incertezas. Como vou fazer para reunir pela internet.
Do que preciso para participar de uma reunião online?
E a pergunta que não quer calar: Qual é a melhor plataforma de reunião virtual? A resposta: depende da realidade do seu clube.

As plataformas de reunião virtual promovem um serviço que exige infraestrutura, conexão de boa qualidade, manutenção, por parte dos provedores. Isso nos permite apertar apenas um botão e entrar em alguma sala e participar das reuniões.

Logicamente, as plataformas tem um custo, muitas vezes alto. Os sistemas pelos quais nossas informações passam consomem muita energia elétrica. São verdadeiras fazendas de computadores empilhados em torres, interconectados por milhares de quilometros de fibras ópticas, cabos elétricos, refrigerados por sistemas poderosos de resfriamento, 24 horas por dia, 7 dias por semana, 30 dias por mês e 12 meses por ano.

Só essa “pequena“ descrição nos permite imaginar como estamos dependentes de serviços que demandam toda essa infraestrutura. Para acessar uma rede social, aplicativos de mensagem, aplicativos de streaming e de conteúdo, em algum lugar do mundo haverá um sistema operando sob essas condições para entregar um serviço estável, seguro e de resposta instantânea.

E é assim também com as plataformas de reunião online. Depois dessa explicação, podemos pontuar a seguir.

Serviços de teleconferência gratuitos, têm, no mínimo alguma restrição na prestação do serviço. Algumas plataformas limitam a duração das reuniões, outros o número de usuários simultâneos. Vamos analisar, a seguir, as diferenças entre alguns sistemas de videochamadas.

Plataformas escolhidas para análise

As plataformas escolhidas para esta análise são as mais populares no mercado. São elas: Cisco Webex Meetings, Google Meet, Go To Meeting, Jitsi, Microsoft Teams, Skype, WhatsApp, Facebook Messenger, Skype e Zoom.

Para o bem te todos os clubes e usuários, faremos uma análise criteriosa, apenas observando detalhes técnicos. O intuito deste artigo não é promover ou depreciar alguma plataforma.

Relembre que no início do texto, perguntamos: “Qual é a melhor plataforma de reunião virtual?” A resposta: depende da realidade do seu clube.

Confira abaixo, o que cada plataforma tem de vantagem ou desvantagem, olhando pela ótica da realidade do seu clube.
 

Cisco Webex Meetings: Desenvolvida pela gigante das telecomunicações Cisco, a plataforma é uma das mais utilizadas no mundo. Muito versátil, de fácil configuração.

Configuração

Para realizar uma reunião, o anfitrião, ou seja, o usuário que realizará a reunião, preciso realizar um cadastro no site webex.com.br, que pede um endereço de e-mail, senha, dentre outros dados. É possível agendar uma reunião para enviar aos outros usuários que farão parte das salas. Para entrar na sala é preciso de um link, ou ID e senha que fica a critério do anfitrião, na hora de confiurar uma nova reunião. O anfitrião pode agendar as reuniões e enviar os dados de acesso da mesma para os convidados, pelo computador ou telefone. Possui sala de espera de entrada, o que auxilia no controle do acesso às salas de reunião.

Recursos

As reuniões tem capacidade para 100 usuários simultâneos (incluindo o anfitrião), silenciamento do áudio de outros usuários, compartilhamento da tela, chat por texto, duração da chamada por 24 horas e permite gravar a reunião no computador local.

Análise

Logo após algumas denúncias sobre o Zoom, o Distrito 4521 passou a utilizar o Webex Meetings como plataforma de reunião. Porém a qualidade das chamadas em alguns momentos, caía muito, fazendo o vídeo e o áudio do participante sumir constantemente.
 

Google Meet: A ferramenta do Google para videochamadas era um recurso pago até meados de abril, mas por conta do crescimento do número de pessoas procurando sistema de videoconferência, a empresa decidiu liberar o uso gratuito da plataforma até novembro de 2020.
 
Configuração

Para realizar uma reunião, o anfitrião, ou seja, o usuário que realizará a reunião, precisa ter um Gmail. O anfitrião e os participantes podem usar tanto pelo computador quanto pelo telefone. No computador, basta acessar, através do site meet.google.com e nos telefones, pelo aplicativo Google Meet.

Ao fazer o login, aparecem 2 opções: “Nova reunião” ou “Código da reunião”. A opção nova reunião permite com que o anfitrião inicie uma sessão a qualquer momento. A opção “Código da reunião“, é para acessar a reunião.

Para agendar as reuniões é um processo mais complicado. É preciso instalar o aplicativo Google Agenda (para sistemas que não são Android), selecionar o dia e a hora da reunião, e clicar no campo Adicionar video conferência. Termine de preencher os dados e volte a tela inicial do aplicativo Google Agenda. Clique no agendamento e ao lado do dizer “Entrar com o Google Meet”, clique no ícone de compartilhamento. Selecione a opção para poder compatilhar o link da reunião. Retorne ao aplicativo Google Meet e inicie a reunião no horário estabelecido.

Recursos

As reuniões tem capacidade para 100 usuários simultâneos (incluindo o anfitrião), silenciamento do áudio de usuários, compartilhamento da tela, chat por texto, duração da chamada por 12 horas. Não é permitido fazer a gravação da reunião, a não ser nos planos pagos do GSuite.

Análise

Essa alternativa é boa para todos os clubes, visto que o número de usuários comporta todos os membros, pois no caso dos clubes do Distrito 4521, o clube que tem mais membros não ultrapassa 70 associados. Por ser universal, para todas as plataformas, o aplicativo atende bem às necessidades dos clubes em termos das reuniões. Infelizmente não possui sala de espera e a gravação é apenas para planos do GSuite.
 

GoToMeeting: a plataforma da LogMeIn se destaca por sua excelente qualidade de chamada e atendimento eficiente ao cliente.

O pacote padrão custa USD 14 por mês ou USD 12 por mês com um pagamento anual, e permite até 150 participantes. O nível acima deste plano custa USD 19 por mês (ou USD 16 quando pago anualmente) e aumenta o número de participantes para 250, enquanto o plano Enterprise está disponível para incluir até 3.000 participantes.

Recursos

As reuniões têm capacidade para 150 pessoas no teste gratuito por 14 dias. Possui gravação da reunião, silenciamento do áudio de usuários, tempo ilimitado de reunião, compartilhamento de tela, chat interno.

Análise

O GoToMeetings tem uma boa proposta, porém para ter os recursos citados, já existentes em outras plataformas e de forma gratuita, podem onerar sem necessidade o clube. O plano de testes por 14 dias pode ser aproveitado diversas vezes, mas com e-mails diferentes. Não seria ético fazer um novo cadastro para ter as funcionalidades toda vez que o antigo expirar.
 

Jisti: A ferramenta de videoconferência Jitsi é uma das melhores alternativas de videoconferência de código aberto, superando muitos produtos comerciais em funcionalidades e usabilidade. Além de fornecer a ferramenta gratuitamente, a plataforma oferecem uma instância gratuita no seu site, que pode ser usada para criar salas de videoconferência com extrema facilidade a partir de um browser, sem a necessidade de instalar nenhum software adicional.

Recursos

Número ilimitado de participantes, permite compartilhar a tela, silenciamento do áudio de outros participantes, gravação da reunião, chat por texto, duração por tempo ilimitado da reunião, transmissão ao vivo da reunião pelo YouTube.

Análise

Embora o Jitsi ofereça suporte a opções avançadas de segurança, como criptografia TLS / SSL ou proteção de acesso à conferência, a configuração incorreta dos utilizadores, no momento da implementação ou no endereço meet.jit.si, pode fazer com que as suas videoconferências sejam expostas. Concretamente falando, uma sala Jitsi criada por padrão tem como único requisito de acesso o conhecimento de um identificador exclusivo designado pela pessoa que cria a sala pela primeira vez. Quando esse identificador é previsível, torna-se trivial, por meio de ferramentas simples, descobrir possíveis salas expostas sem senha e, portanto, unir-se à conferência.
 

Microsoft Teams: O serviço Microsoft Teams que é presente no pacote pago Microsoft 365, passou a ter uma versão distruibída gratuitamente para todas as organizações, para apoiar as necessidades de colaboração dos clientes, desde chamadas rápidas, transmissões, videoconferência e bate-papo.

Recursos

Permite 300 participantes por reunião, compartilhamento de tela, silenciamento do áudio de outros usuários, chat por texto, duração por tempo ilimitado. Possui sala de espera. Não possui agendamento de reuniões e a gravação é apenas nos planos pagos do Microsoft 365.

Análise

O Distrito testou a plataforma, mas o processo de configuração para o anfitrião é muito complexa. É preciso analisar bem a interface para poder entender como configurar e iniciar uma reunião. Por não ter também os recursos de gravação e de agendamento, o Distrito declinou de usar o serviço.
 

WhatsApp: A proposta do WhatsApp desde a sua criação, é ser um aplicativo de comunicação pessoal, porém as funcionalidades que existem na plataforma também permitem o uso profissional.

Recursos

8 participantes por reunião (por vídeo chamada), que em breve poderão ser por 50 pessoas em uma futura atualização, não permite gravação da reunião, não permite agendamento da reunião, tem chat por texto, duração por tempo ilimitado da chamada.

Análise

Por estar em praticamente todos os smartphones, o WhatsApp se torna uma ferramenta muito eficaz e de fácil configuração. Porém o limite de usuários por chamada atualmente, faz com que o uso fique restrito a clubes com pouquíssimo quadro associativo. Não é recomendado assim para servir de sala de reuniões, justamente por conta de susas limitações.
A proposta do WhatsApp, de ser um serviços de mensagens de texto, mídia, documentos, é mais voltada para uso individual.
 

Facebook Messenger: O Facebook Messenger é a app oficial do Facebook, que permite ter conversas de texto com todos os seus amigos na popular rede social. Graças a esta app, você poderá enviar e receber mensagens de texto em conversas acessíveis tanto no celular como no computador.

Recursos

Facebook Messenger permite que você compartilhe imagens, documentos, texto. Conversar por chat. É possível também abrir videochamadas em grupo. Os grupos podem ter 50 pessoas no máximo, não há silenciamento do aúdio de usuários, não há agendamento de reuniões ou gravação. O compartilhamento de tela estava em modo de testes.

Análise:

É uma boa alternativa para realizar reuniões, mas sem as funcionalidades como o slienciamento de áudio e agendamento, às vezes muito importante para o protocolo das reuniões. E também requer uma conta no Facebook.
 

Skype: Skype: uma das plataformas mais conhecidas de video chamada também evoluiu para suportar reuniões virtuais. O Skype se tornou muito popular devido a sua facilidade de configuração e uso.

Recursos:

Permite realizar chamadas de video com até 50 pessoas. É possível compartilhar a tela do usuário, enviar arquivos de até 300 MB, conversar por chat. O Skype também permite organizar reuniões rápidas, sem logins, pelo recurso Reunir Agora. Não há silenciamento do aúdio de usuários, agendamento de reuniões e gravação.

Análise.

É também uma boa alternativa para realizar reuniões, mas sem as funcionalidades como o slienciamento de áudio e agendamento, às vezes muito importante para o protocolo das reuniões.
 

Zoom: é uma ferramenta especialmente desenvolvida para aqueles que buscam facilidade e praticidade na hora de realizar uma videoconferência. Por este motivo, saber o que é o sistema Zoom torna-se essencial nas rotinas administrativas.

Recursos:

Suporte a 100 pessoas, por 40 minutos no plano gratuito, agendamento, gravação de reuniões (no comptuador local ou nuvem), compartilhamento de tela, gestão de usuários com sala de espera, controle do aúdio, chat por texto e compartilhamento de arquivos, transmissão ao vivo (nos planos pagos).

Análise

É a plataforma atualmente utilizada pelo Distrito 4521 para operar as reuniões. É em resumo, a plataforma que possui todas as ferramentas necessárias para as reuniões. Pela facilidade de configuração, escalonamento (há planos que permitem 500 pessoas), o Distrito optou por contratar um plano pago.